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A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) pode ficar em diferentes situações perante a Secretaria da Fazenda (Sefaz), e trocar um status pelo outro é um engano frequente na rotina de emissão. Saber o que cada um significa ajuda a evitar erros fiscais, retrabalho e problemas na escrituração.

NF-e cancelada

Na nota cancelada, o documento chegou a ser autorizado pela Sefaz, mas depois foi cancelado pelo próprio emitente. O cancelamento só cabe quando a operação não aconteceu, como no caso em que a mercadoria nunca saiu do estabelecimento. O número de uma nota cancelada não pode ser reaproveitado nem inutilizado depois.

NF-e inutilizada

A inutilização não atinge uma nota já emitida. Ela serve para avisar a Sefaz de que determinado número da sequência não será usado, o que costuma ocorrer quando há um salto na numeração, por exemplo ao passar do número 100 direto para o 110. O pedido precisa ser feito até o dia 10 do mês seguinte àquele em que a falha de numeração ocorreu.

NF-e rejeitada

Quando a nota não passa pelas validações da Sefaz no momento da emissão, ela é rejeitada. Os motivos vão de erros nos dados a problemas de numeração. Como o documento não chega a ser registrado na base do Fisco, o número pode ser reutilizado depois que o erro for corrigido.

NF-e denegada

Na denegação, o uso do documento é recusado por causa de uma irregularidade tributária do emitente e, em alguns estados, também do destinatário. A nota aparece com a indicação “Denegado o uso”, e o seu número não pode ser reutilizado, cancelado nem inutilizado.

Cuidados com a escrituração

Os números de notas canceladas, denegadas e inutilizadas devem ser lançados na escrituração fiscal sem valores monetários, conforme a legislação aplicável. Antes de tomar qualquer providência, a recomendação é consultar a situação do documento na Sefaz e guardar os arquivos XML da NF-e e dos eventos relacionados.